Felügyeleti vizsgálat

A felügyeleti vizsgálat

Az e-ügyintézési törvényben meghatározott esetekben felügyeleti vizsgálatot kell lefolytatni. A vizsgálatok elvégzésére a jogszabályok a Belügyminisztérium Elektronikus Ügyintézési Felügyeleti Főosztályát, mint Elektronikus Ügyintézési Felügyeletet (a továbbiakban: Felügyelet) jelölik ki.

A Felügyelet három területen folytatat felügyeleti vizsgálatot. Ezek az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat biztosító szervek, az együttműködő szervek, és az iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek működésének felügyeleti vizsgálata.

 

I.        Az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozó felügyeleti vizsgálat

A Felügyelet az ügyfél kezdeményezésére hivatalból indíthat elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozó felügyeleti vizsgálatot. Az ügyfél a bal oldali menüsor „Új panasz bejelentése” menüpontjában teheti meg a bejelentését.

Az ügyfél felügyeleti vizsgálatot kezdeményezhet az e-ügyintézési törvényben biztosított jogainak sérelme vagy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv (a továbbiakban: szerv) kötelezettségeinek az ügyfél jogát, jogos érdekét érintő elmulasztása esetén. A Felügyelet tizenöt napon belül megvizsgálja az ügyfél bejelentését és dönt az eljárás megindításáról.

A felügyeleti vizsgálat mellőzése

Nem indít vizsgálatot a Felügyelet, ha megállapítja, hogy:

  • nincs hatásköre a bejelentés kivizsgálására,
  • a bejelentés tárgyában jogorvoslati eljárás van folyamatban,
  • a bejelentett jogsértés tárgyában közigazgatási hatóság vagy bíróság már jogerősen döntött, kivéve, ha a döntés szerint a jogsértés nem hat ki az ügy érdemére,
  • a bejelentésben megjelölt jogsérelem csekély jelentőségű,
  • a bejelentés névtelen,
  • a bejelentés nyilvánvalóan alaptalan,
  • az ismételten előterjesztett bejelentés nem tartalmaz érdemi új tényt vagy adatot.

A felügyeleti vizsgálat megindítása

A Felügyelet minden más esetben megindítja a vizsgálatot. Abban az esetben is sor kerül a felügyeleti vizsgálat megindítására, ha az ügyfél bejelentése ugyan névtelen, de már a bejelentés alapján is valószínűsíthető, hogy a szerv megsérti az e-ügyintézési törvényben meghatározott kötelezettségeit. Akkor is megindítja a vizsgálatot a Felügyelet a névtelen bejelentésre, ha a szerv megsérti az ügyfelek jogait és ez sok ügyfelet érint vagy komoly érdeksérelmet, kárveszélyt idézhet elő.

A bejelentő jogai a felügyeleti vizsgálatban

A bejelentőt a vizsgálat során nem illetik meg a közigazgatási hatósági eljárás általános szabályairól szóló törvény (a továbbiakban: Ket.) szerinti ügyféli jogok, de a Felügyelet tájékoztatja az eljárás eredményéről.

A felügyeleti vizsgálat lefolytatása és a jogkövetkezmények

A Felügyelet hatósági ellenőrzés keretében vizsgálja az elektronikus ügyintézés törvényi követelményeinek megtartását. Ha a Felügyelet megállapítja azt, hogy a szerv megsértette az e-ügyintézési törvény és annak végrehajtási rendeleteiben foglaltakat, akkor az alábbi szankciókat alkalmazhatja.

  • kötelezi a szervet a jogsértés abbahagyására és a jogszerű eljárásra,
  • határidő tűzésével kötelezi a szervet, hogy a jövőben jogszerűen járjon el,
  • a jogsértés megállapítása mellett, határidő tűzésével kötelezi a szervet, hogy készítsen intézkedési tervet,
  • törli az elektronikus ügyintézést biztosító szervek nyilvántartásából az elektronikus ügyintézés biztosítását az e-ügyintézési törvény szerint önkéntesen vállaló jogalanyt,
  • elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos képzés elvégzésére kötelezi a szerv ilyen feladatkörrel rendelkező vezetőjét,
  • bírságot szab ki,
  • elrendeli a határozat nyilvánosságra hozatalát, ha ezzel elősegíti az elektronikus ügyintézést vagy nagyobb számú ügyfél jogainak védelme indokolja.

Az elektronikus ügyintézést önkéntesen vállaló jogalany nyilvántartásból való törlése esetén a felügyeleti vizsgálat eredményéről hozott határozatot minden esetben nyilvánosságra kell hozni. Más jogkövetkezmények egymás mellett is alkalmazhatóak.

 

II.     Az együttműködésre vonatkozó felügyeleti vizsgálat

A Felügyelet ebben az eljárásban azt ellenőrzi, hogy az együttműködő szerv tevékenysége megfelel-e a jogszabályokban, valamint az információátadási szabályzatban és az információátadási megállapodásban foglaltaknak. A vizsgálat során tudomására jutott információkat bizalmasan kezeli, és nem hozhatja őket nyilvánosságra.

A vizsgálat megindítása

A Felügyelet akkor indítja meg a vizsgálatot, amikor az együttműködő szerv megküldi hozzá az információátadási szabályzatát és megállapodást. Abban az esetben is le kell folytatni a vizsgálatot, ha a szabályzatban, megállapodásban bejelentett adatokban változás történt.

Az információátadási szabályzatot legkésőbb a szolgáltatás megkezdése előtt 15 nappal kell megküldeni a Felügyeletnek. A szabályzat módosulásának, illetve megszűnésének tényét szintén 15 nappal a módosítás, megszűnés hatályba lépését megelőzően kell megküldenie az együttműködő szervnek.

Az együttműködő szervek indokolt esetben eltérhetnek a szabályzattól. Az erről szóló információátadási megállapodást, hasonlóan a szabályzathoz, még annak hatályba lépése előtt el kell küldeni a Felügyeletnek.

A vizsgálat menete

Miután a dokumentumok megérkeztek, a Felügyelet megvizsgálja az információátadási szabályzatot és megállapodásokat. A tartalmukat összeveti az e-ügyintézési törvényben meghatározott műszaki irányelvekben és a törvény szerinti együttműködésre vonatkozó nemzeti szabványokban foglaltakkal.

A Felügyelet az e-ügyintézési törvény szerint az információbiztonságot érintő kérdések tekintetében a szabályzatot haladéktalanul megküldi az elektronikus információs rendszerek biztonságának felügyeletéért felelős hatóságnak.

A kifogás

A Felügyelet kifogást tehet a szabályzattal kapcsolatban az e-ügyintézési törvény rendelkezéseinek érvényesülése érdekében. Erről határozatot hoz. Az együttműködő szerv köteles a szabályzatot 30 napon belül a kifogásnak megfelelően módosítani.

A felügyeleti vizsgálat eredményeként felügyeleti jelentés készül. A felügyeleti jelentésre a Ket. jegyzőkönyvre vonatkozó szabályait kell alkalmazni, azzal, hogy nem hozható nyilvánosságra és nem tartalmazhat személyes adatot.

 

III.   Az iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek felügyeleti vizsgálata

A Felügyelet a közfeladatot ellátó szerveknél éves ellenőrzési terv alapján ellenőrzi a kijelölt tanúsító szervezetek megfelelőségét az alkalmazható iratkezelési szoftverekkel összefüggésben. A vizsgálat után tájékoztatja a kijelölési bizottságot az ellenőrzés eredményeiről.

A Felügyelet a kijelölt tanúsító szervezetek ellenőrzése céljából, a központi államigazgatási szervek által használt iratkezelő rendszerekkel kapcsolatban, informatikai szempontú ellenőrzést végez. A kijelölt tanúsító szervezet köteles a Felügyelettel együttműködni a vizsgálat során.

A kijelölt tanúsító szervezet ellenőrzése

A kijelölt tanúsító szervezetnek a kijelölést követően is folyamatosan meg kell felelnie a kijelölési feltételeknek. Ennek ellenőrzését a Felügyelet éves ellenőrzési terv alapján végzi, amit a kijelölő hagy jóvá.

A kijelölt tanúsító szervezet köteles a bizottságnál 8 napon belül írásban bejelenteni, ha a kijelölés személyi, illetőleg tárgyi feltételeiben a kijelöléskor fennállt állapothoz képest bármilyen változás következik be.

A Felügyelet köteles megvizsgálni, hogy a bejelentett változás nem teszi-e alkalmatlanná a kijelölt szervezetet a kijelölési okiratban meghatározott tevékenységek elvégzésére. A Felügyelet mindkét esetben tájékoztatja a bizottságot az ellenőrzés eredményéről. A Felügyelet a bizottság kérésére köteles a kijelölt tanúsító szervezetet soron kívül ellenőrizni.

A Felügyelet felügyeleti vizsgálatainak lefolytatása nem érinti az akkreditáló szerv ellenőrzési jogosultságait.