GYIK

Mi az elektronikus ügyintézés?

Az e-ügyintézési szolgáltatások öt szintre oszthatók. Az első szint az elektronikus információnyújtás. Például a hivatal honlapján lévő tájékoztatás az ügyintézésről vagy a nyitvatartási időről.

A második szint az egyirányú kapcsolat. Például a hivatali honlapról letölthetőek az ügyintézéshez szükséges nyomtatványok.
 
A harmadik szinten már megjelenik a kétirányú kapcsolat, azaz az interaktivitás. Itt már online és hitelesítve kitölthetőek az űrlapok. Megtörténik a kitöltés ellenőrzése és a letöltött dokumentumokat azonosítási eljárás mellett vissza is lehet küldeni elektronikus formában.
 
A negyedik szinten lehetőség van a teljes ügymenet elektronikus lefolytatására. Beleértve az egyes pénzügyi tranzakciókat, így például az illeték lerovását is.
Végül a legfejlettebb ötödik szinten már személyre szabott, és sok esetben automatikus e-ügyintézést folytathat az ügyfél.

Mikor vehet igénybe elektronikus ügyintézési szolgáltatást az ügyfél?

Az ügyfél jogosult az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a jogszabály alapján közigazgatási jogkör gyakorlására feljogosított egyéb jogalanyok, a bíróságok és az Országos Bírósági Hivatal, az alapvető jogok biztosa, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a hegyközségek kivételével a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók, a törvényben vagy kormányrendeletben elektronikus ügyintézésre kötelezett közfeladatot ellátó vagy közszolgáltatást nyújtó jogalanyok előtti ügyekben elektronikus ügyintézésre.

Szintén jogosult elektronikus ügyintézésre az ügyfél az E-ügyintézési törvény szerinti elektronikus ügyintézését önkéntesen, a törvényben meghatározott feltételek szerint biztosító más intézményeknél is.

Mikor nem vehet igénybe elektronikus ügyintézési szolgáltatást az ügyfél?

Az e-ügyintézési szolgáltatás használata csak törvényben vagy kormányrendeletben korlátozható. Abban az esetben, amikor az ügyfél személyes megjelenése vagy egyes okiratok személyes benyújtása elengedhetetlen.

Nem lehet e-ügyintézést folytatni olyan eljárási cselekmények esetében sem, ahol az e-ügyintézés alapjában véve értelmezhetetlen. És akkor sem, ha nemzetközi szerződés vagy az EU közvetlenül kötelező jogi aktusa kizárja, illetve minősített adatot tartalmazó beadványt sem lehet e-ügyintézés keretében benyújtani.

Kinek és mikor kötelező az elektronikus ügyintézést biztosítani?

Az e-ügyintézésre az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezet, az ügyfél jogi képviselője, az ügyfélként eljáró állam, önkormányzat, költségvetési szerv, ügyész, jegyző, köztestület és egyéb közigazgatási hatóság köteles. Néhány törvényben meghatározott esetben a fentieken túl az ügyfél vagy képviselője is köteles az e-ügyintézésre, de természetes személy csak törvényben kötelezhető erre.

A felsorolt szerveknek a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyek mellett a szolgáltatásaik igénybevételéhez, lemondásához vagy módosításához szükséges ügyek intézésében is kötelező az e-ügyintézést biztosítani.

A Szabályozott és a Központi Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatások, azaz a SZEÜSZ és a KEÜSZ

Az e-ügyintézés folyamata az egyes részfolyamatokat megtestesítő elektronikus ügyintézési szolgáltatásokból épül fel. Egyes elektronikus ügyintézési szolgáltatások külön szabályozás nélkül folytatható, azonban az ügyfelek érdekeinek védelme és a megfelelő szolgáltatási színvonal biztosítása érdekben a legfontosabb szolgáltatásoknál jogszabályban kell rögzíteni a működésük módját, feltételeit. Ezeket nevezzük szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásoknak, azaz SZEÜSZ-öknek. Ezeket piaci alapon bárki nyújthatja, de csak kifejezetten a Felügyeletnek tett bejelentés mellett.

Az e-ügyintézés működésének érdekében elengedhetetlen, hogy egyes SZEÜSZ-ök mindenképp működjenek. Erről az állam köteles gondosodni akkor is, ha ezeket piaci alapon egyik szolgáltató sem nyújtja. Ezekeket a szolgáltatásokat kizárólag az állam nyújtja és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásoknak, azaz a KEÜSZ-öknek nevezzük őket.

Már működő és még fejlesztés alatt álló SZEÜSZ-ök.

Működő SZEÜSZ-ök:

  • biztonságos kézbesítési szolgáltatás, azaz a BKSZ
  • kézbesítési szolgáltatás, azaz a KSZ
  • elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatás, azaz a KEAESZ - mint a kormány által nyújtott hitelesítési szolgáltatás része

Kialakítás alatt álló SZEÜSZ-ök:

  • Központi Ügyfél- regisztrációs Nyilvántartás, azaz KÜNY- regisztrációhoz kapcsolódó tárhely
  • gazdálkodó szervezetek számára biztosított tárhely
  • hivatali tárhely

Már működő és még fejlesztés alatt álló KEÜSZ-ök.

Működő KEÜSZ-ök:

  • ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása, azaz az RNY
  • iratérvényességi nyilvántartás, azaz az IÉNY
  • ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményről, azaz a RÉR
  • összerendelési nyilvántartás, azaz az ÖNY
  • a részleges kódú telefonos azonosítás, azaz az RKTA
  • elektronikus fizetési és elszámolási rendszer, azaz az EFER
  • kormányzati hitelesítés- szolgáltatás, azaz a GovCA
  • központi azonosítási ügynök, azaz a KAÜ
  • ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás, azaz az ÁBT
  • ügyfélkapu
  • elektronikus tájékoztatási szolgáltatás
  • azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés, azaz az AVDH
  • elektronikus irat átalakítása hiteles papír alapú irattá, azaz a HIBRID
  • papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, azaz az INVERZ HIBRID

Kialakítás alatt álló KEÜSZ-ök:

  • iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés, azaz a BIÁSZ
  • központi érkeztetési ügynök, azaz a KÉÜ
  • központi kézbesítési ügynök, azaz a KKÜ
  • elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás, azaz az EDT
  • személyre szabott ügyintézési felület, azaz a SZÜF
  • elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás
  • központi dokumentumhitelesítési ügynök, azaz a KDÜ
  • általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás, azaz az e-Papír
  • központi érkeztetési rendszer, azaz a KÉR
  • ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás

Ki az elektronikus ügyintézés szempontjából az ügyfél?

Az ügyfél az elektronikus ügyintézést biztosító szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben ügyfélként, félként vagy az eljárás alanyaként, az eljárás egyéb résztvevőjeként, a szolgáltatás igénybe vevőjeként vagy ezek képviselőjeként részt vevő olyan személy vagy egyéb jogalany, aki vagy amely elektronikus ügyintézést biztosító szervnek nem minősül és az ügyben eljáró elektronikus ügyintézést biztosító szervnek nem tagja vagy alkalmazottja.

Várhatón milyen lesz az elektronikus ügyintézés mint szolgáltatás? Központilag egységes alapokon, megoldásokkal, vagy a Hivatalok egyénileg szervezik?

Az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015.évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.) valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016.(XII.19.) kormányrendelet (továbbiakban Vhr.) képezik az E-ügyintézés keretét. Az E-ügyintézési tv. 62. Átmeneti rendelkezéseik alcímben külön meghatározza, hogy mely feltételeknek mely időpontig kell teljesülniük.

 Az elektronikus ügyintézést biztosító szerveknek egyénileg kell a vonatkozó jogszabályok alapján az elektronikus ügyintézés biztosításának jogi és informatikai feltételeit kialakítani.

 Az E-ügyintézési tv. célja, hogy az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges fejlesztések úgy valósuljanak meg, hogy a kialakított rendszerek alkalmazása egyrészt minden igénybevevő számára lehetséges legyen anélkül, hogy a már kialakított elektronikus rendszereiket jelentősen át kellene alakítani; másrészt ott, ahol ilyen rendszerek nincsenek, ezeket a rendszereket minél egyszerűbben és kisebb költséggel lehessen létrehozni.

 Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek információs rendszerével szembeni minimum-követelményeket az E-ügyintézési tv. 25. § (3) bekezdése határozza meg.

 

Az információs rendszernek biztosítania kell:

  • az ügyfél ügyintézési rendelkezésének lekérdezését,
  • a személyre szabott ügyintézési felületen keresztül történő ügyintézés lehetőségét,
  • elektronikus azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén a központi azonosítási ügynök szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldások ügyfél általi használatát,
  • a Kormány rendeletében meghatározott biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül történő kézbesítést, a neki címzett üzenetek fogadását,
  • az ügyfél által elektronikus úton tett jognyilatkozatok, elküldött iratok kézhezvételének jogszabályban meghatározott módon történő haladéktalan igazolását,
  • a legalább fokozott biztonságú és közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással ellátott, illetve elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentumok feldolgozását,
  • az E-ügyintézési tv. szerint hitelesített dokumentumok előállítását,
  • az ügyfél részére kézbesítendő iratok kézbesítését az E-ügyintézési tv. 14. §-a szerint valamennyi típusú kézbesítés útján,
  • meghatározott szervek kivételével az eljárásért fizetendő terhek elektronikus fizetését,
  • az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatással létrehozott elektronikus űrlapok kezelését.

 A fentiek alapján az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek az alábbiakban felsorolt elektronikus ügyintézést biztosító szolgáltatásokhoz kell különösen csatlakoznia:

 az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása

  1. személyre szabott ügyintézési felület
  2. biztonságos kézbesítési szolgáltatás
  3. központi azonosítási ügynök
  4. összerendelési nyilvántartás
  5. általános célú elektronikus kérelem űrlap (e-papír)

 E szolgáltatásokat az elektronikus ügyintézést biztosító szervek – a közüzemi szolgáltatók kivételével – díjmentesen vehetik igénybe, viszont a szolgáltatásokhoz való csatlakozás, és az infrastruktúra kiépítése a szerv kötelezettsége és költsége.

A szolgáltatások többségének jogszabályban kijelölt szolgáltatója a NISZ Zrt., az összerendelési nyilvántartás tekintetében pedig az Idomsoft Zrt.

 Várhatóan, milyen segítséget kapnak a Hivatalok az Elektronikus Ügyintézési Felügyelettől illetve kapcsolódó társszervektől?

 Az E-ügyintézési tv. XV. fejezete Az együttműködés koordinációja és felügyelet cím alatt sorolja fel a Felügyelet feladat és hatásköreit. A 75. § (2) e) pontjában tételesen is kimondja, hogy a Felügyelet "az együttműködő szervek számára e törvény alkalmazását segítő intézkedési javaslatokat fogalmaz meg". Ilyennek tekinthető a Felügyelet honlapján (https://euf.gov.hu) megtalálható és letölthető "Információátadási szabályzat minta" vagy az önkormányzatok részére készített, szintén a Felügyelet honlapján található, a Szabályzatra vonatkozó kitöltési útmutató az önkormányzatok részére, melyet nemcsak az önkormányzatok, hanem más együttműködő szervek is érdemben tudnak használni.

 A Felügyelet honlapján megtalálható információk, valamint a Felügyelet részéről telefonon és írásban történő megkeresésekkel kapcsolatos tájékoztatások nyújthatnak segítséget a szerveknek.

 A Felügyelet az E-ügyintézési tv. 49. § (2) bekezdése szerinti koordinációs eljárása keretében:

„a) szakmai segítséget nyújt az elektronikus ügyintézés kialakításában, módosításában,

  1. b) konzultációt folytat le a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató, valamint az elektronikus ügyintézést biztosító szerv részvételével,
  2. c) javaslatot tehet meghatározott szolgáltatás, megoldás alkalmazására.”

 A szolgáltatások többségéhez való tényleges csatlakozással kapcsolatban a NISZ Zrt. (Tel: +36 1/301-3000, e-mail: helpdesk@nisz.hu), az összerendelési nyilvántartás tekintetében pedig az Idomsoft Zrt. (Tel: +36-1-7957-800; e-mail: kapcsolat@idomsoft.hu) tud érdemi tájékoztatást adni a szolgáltatások elérésére, illetve működésére vonatkozóan.

Hogyan kapcsolódik az információ átadási szabályzat az elektronikus ügyintézéshez? Mi miatt kell most (vagy év végéig) elkészíteni?

 Az E-ügyintézési tv. 65. § (1) bekezdése értelmében valamennyi együttműködő szerv információátadási szabályzatot köteles az információátadási szolgáltatás nyújtásának megkezdését (ténylegesen: 2018. január 1.) megelőzően legalább 15 nappal közzétenni, valamint megküldeni elektronikus úton a Felügyeletnek. Az első tervezeteket az E-ügyintézési törvény 109. § (3) bekezdése alapján kell megküldeni a Felügyelet részére.

 Az E-ügyintézési törvény harmadik része az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek egymás közötti elektronikus kapcsolatait szabályozza. A szabályozás lényege, hogy amennyiben valamely jogszabály - pl. egy eljárási törvény - az érintett szervek között valamiféle információáramlást ír elő - pl. a közigazgatási eljárásban a belföldi jogsegély jogintézménye - akkor az információáramlást elektronikusan, a törvényben szabályozott módon kell megvalósítani.

 Ebből következően szabályozási ok, kötelezettség miatt kell elkészíteni a szabályzatot. 

Egy adott rendszer adatait (amit több hivatal is központilag használ) miért nem a szoftver készítője adja meg?

 Az információátadási szabályzatok elkészítésének kötelezettjei az elektronikus ügyintézést biztosító szervek, valamint a felsőoktatási intézmények (a továbbiakban együtt: együttműködő szervek), melyek mindegyikének a saját információátadási szabályzatában kell rendelkeznie a vonatkozó jogszabályok által előírt kérdésekben. (E- ügyintézési t. 65. § (1) bekezdés) 

A jelenlegi állapotot vagy az E-ügyintézési tv hatálybalépésének dátuma szerinti állapotot kell rögzíteni az információátadási szabályzatban?

A jelen időszakban rendelkezésre álló információk tekintetében kell az információátadási szabályzatokat elkészíteni és véleményezés céljából a Felügyelet számára megküldeni.

 Az E-ügyintézési tv. 65. § (1) bekezdése szerint elkészítendő végleges információátadási szabályzatokban viszont a 2018. január 1-től irányadó információknak kell szerepelnie.

 Az információátadási szabályzatban az együttműködő szerv szakterületei (ügycsoportjai) tekintetében az az ASP-t vagy helyi közügyek programjait is értjük alatta?

 Az információátadási szabályzatban az ASP-től függetlenül azokat az ügycsoportokat kell szerepeltetni, melyek tekintetében az együttműködő szerv olyan döntéseket hoz, nyilvántartást vezet, amelyeket, mint adatgazda kezel és amely információforrásnak bizonyul harmadik személy számára. Az a tény, hogy a szervezet csatlakozik az ASP-hez, nem mentesíti az ilyen ügycsoportok felsorolását. Azt az esetet, amikor a szervezet valamely más szerv nyilvántartásába visz fel adatokat (pl: MÁK, KSH, NAV), nem kell feltüntetni.

Az információátadási szabályzatban „A nyilvántartások által …. nyilvántartott adatok köre” táblázatok az elemi adatokat milyen mélységig kell tartalmazza?

Amennyiben az együttműködő szerv vezet nyilvántartást, a nyilvántartások elemi adatainak rövid nevét kérjük feltüntetni (név, cím, stb., ahogy tárolják az információt) a későbbi informatikai feldolgozás megkönnyítése érdekében. Ehhez a fejlesztő informatikus támogatása szükséges.

 Ha nincs nyilvántartás, információátadás, azt is jelezni kell.

 Az információátadási szabályzatban „Az elektronikus információátadási felületen keresztül átadható adatok, információk köre, leírása” adatokat vagy meglévő dokumentációból informatikus, vagy annak hiányában a fejlesztő informatikus tudja megmondani!