Letölthető archiválási szabályzat minta
2023. január 1-i hatállyal változott az elektronikus ügyintézéssel összefüggő adatok biztonságát szolgáló Kormányzati Adattrezorról szóló 466/2017. Korm. rendelet (a továbbiakban: KAT Kr.), mely változás az archiválási szabályzat készítés vonatkozásában az alábbi területeket érinti:
- Azonos hatáskörű területi államigazgatási szervek tekintetében az irányító államigazgatási szerv, területi kamarák tekintetében az országos kamara e szervekre kiterjedő hatállyal egységes archiválási szabályzatot fogadhat el. Az egységes archiválási szabályzat hatálybalépésének napján az egységes archiválási szabályzat hatálya alá tartozó szervek egyedi archiválási szabályzatai hatályukat vesztik. Az egységes archiválási szabályzat hatálya alá tartozó szervek – indokolt esetben – egyedi archiválási szabályzatot fogadhatnak el, amelyben az egységes archiválási szabályzattól eltérhetnek [KAT Kr. 12. § (1) bekezdés 1a) pont].
- Szerződés vagy jogszabályi kijelölés alapján adatfeldolgozó igénybevétele esetén az archiválási szabályzatnak tartalmaznia kell az adatfeldolgozó megnevezését és azonosításához szükséges adatokat. [KAT Kr. 12. § (2) bekezdés e) pont].
- A Kormányzati Felhő szolgáltatás keretében működtetett információs rendszerek esetében az adatkezelő archiválási szabályzatot készít, amelyben a Kormányzati Felhő szolgáltatás keretében működtetett információs rendszerek és nyilvántartások kapcsán utal annak tényére, hogy az adattrezor-archiválást a Kormányzati Felhő üzemeltetője végzi, amelyet az adatkezelő és a Kormányzati Felhő üzemeltetője közötti szerződés vagy megállapodás tartalmaz. Ha az adatkezelő rendelkezik olyan, archiválási kötelezettség alá eső információs rendszerrel, amely nem a Kormányzati Felhő keretében működik, e rendszerek tekintetében az archiválási szabályzatkészítési és archiválási kötelezettség az adatkezelőt terheli [KAT Kr. 15. § (2) bekezdés]
- A rendszer működésének fenntartása céljából, első alkalommal, valamint minden teljes állomány mentése esetén valamennyi elektronikus információs rendszer vagy nyilvántartás esetében az összes adatot, azzal együtt a teljes futtatási környezetet és a rendszer teljes dokumentációját archiválni kell [KAT Kr. 4. § (5) bekezdés].
- Minden egyes adattrezor-archiválás átadásával egyidejűleg a Felügyelet által közzétett követelmények szerint - valamennyi elektronikus információs rendszerrel vagy nyilvántartással kapcsolatos - adatszolgáltatást teljesíteni kell az őrzésért felelős szerv felé [KAT Kr. 7. § (5) bekezdés].